Portal de Assinaturas Multiempresa

O Portal de Assinaturas RRSign foi desenvolvido com ênfase multiempresarial, permitindo que o usuário realize assinaturas e gerenciamento dos documentos de sua empresa, filiais e coligadas em um único ambiente.

Desta forma, o portal proporciona o controle de acesso dos usuários aos documentos conforme a sua estrutura organizacional, sendo por unidades de negócio e/ou áreas.

Esta funcionalidade permite que a empresa tenha a segurança de que os usuários possuam acesso apenas aos documentos de sua própria responsabilidade. Buscando maior independência para as áreas e unidades de sua empresa, o Portal de Assinaturas RRSign possibilita a personalização do nome e do logotipo do remetente exibidos na página de assinatura dos documentos.

Formas de Assinatura dos Documentos

Assinatura Híbrida

O Portal de Assinaturas RRSign permite ao Cliente utilizar os dois tipos de assinaturas no mesmo documento a ser assinado pelas partes, um signatário pode assinar o documento utilizando o seu certificado digital padrão ICP-Brasil e-CPF ou e-CNPJ e o outro signatário assinar de forma eletrônica sem uso de certificado digital, no mesmo documento.

A definição pelo uso da assinatura híbrida é do cliente, ele pode definir no seu Portal de Assinaturas RRSign, se irá utilizar apenas um dos tipos, Eletrônica ou Digital ou permitir a utilização de ambos os tipos.

Após o documento estar assinado, em seu protocolo de assinatura, vem detalhadamente os dados das partes que assinaram o documento com as evidências coletadas e com a informação do tipo de assinatura, e anexado ao documento o arquivo .p7s com os dados dos certificados digitais que assinaram o documento.

Ficha de Cadastro dos Documentos Personalizada

No Portal de Assinaturas RRSign, o usuário poderá incluir informações detalhadas na ficha de seu documento: Tipo de Documento (Contratos, Aditivos, Procurações, Documentos Trabalhistas, Certidões, entre outros.), Parte Interessada, Data de Início e Fim de Vigência do documento, Unidade de Negócio e Área.

Também, com o objetivo de disponibilizar maior customização para a ficha dos documentos, possibilitamos a criação de campos personalizados que serão exibidos especificamente de acordo com o tipo de documento escolhido no momento do cadastro.

Cadastro dos Signatários

Ao inserir um documento para ser assinado no Portal de Assinaturas RRSign, é necessário informar quais serão os signatários responsáveis pelas assinaturas.

Visando simplificar este procedimento, o usuário poderá realizar o pré-cadastro dos signatários vinculando-os às Partes Interessadas, Unidades de Negócios e Áreas desejadas. Desta forma, os documentos que contenham estes registros em sua ficha de cadastro herdarão seus respectivos signatários.

Aceite do Documento

O Aceite do Documento é uma etapa muito importante no processo, pois antes de submeter o documento às assinaturas, é possível enviá-lo para que Parte Interessada faça sua análise e dê o aceite dos termos, assim evitando que o documento seja rejeitado pelos signatários.

O usuário do Portal de Assinaturas RRSign pode definir um Termo de Aceite para os documentos e também que o responsável pelo aceite rubrique o documento desejado.

Desta forma, a diretoria da empresa, que estará assinando o documento, tem a certeza de que o documento a ser assinado já foi analisado e aceito pelas partes e que não haverá recusa na assinatura do documento.

Rubricar Documentos

Rubricar documentos tem como objetivo proporcionar ao cliente a possibilidade de fazer toda a sua gestão de documentos de forma eletrônica, sem necessidade do documento impresso em papel, nem mesmo para inserir as rubricas dos responsáveis pela gestão dos documentos na empresa.

É possível inserir até 03 rubricas nos documentos de forma automatizada, sendo possível enviar o documento para as áreas ou responsáveis rubricar os documentos, antes de serem enviados para a assinatura no Portal de Assinaturas RRSign.

Ordem das Assinaturas

Essa funcionalidade do Portal de Assinaturas RRSign permite ao cliente definir se deseja que os documentos a serem assinados tenham uma ordem dos signatários para assinar o documento.

Também é possível definir o Portal de Assinaturas RRSign sem ordem de assinatura, onde todos os signatários recebem o documento para ser assinado ao mesmo tempo, e todos podem assinar o documento a qualquer tempo.

Outra possibilidade de configuração é deixar para que o responsável pelo documento, defina no momento de enviar o documento para ser assinado no Portal de Assinatura RRSign, se ele deseja com ordem de assinatura ou sem ordenação.

Assinatura em Lote

O Portal de Assinaturas RRSign permite ao signatário assinar todos os seus documentos em lote, permitindo desta forma que o signatário ganhe tempo na assinatura dos documentos que estejam pendente de sua assinatura.

Uma funcionalidade importante para o cliente é que o Portal de Assinaturas RRSign permite ao cliente parametrizar a funcionalidade de assinatura em lote, o cliente pode configurar o portal para que:

a) Todos os documentos possam ser assinados em lote.

b) Não permitir que os documentos sejam assinados em lote.

c) O responsável pelo documento define se o documento a ser assinado pode ser assinado em lote ou não, desta forma é possível definir quais os documentos que é necessário acessar o documento para que ele seja assinado individualmente.

Notificações de Assinaturas via WhatsApp e SMS

O Portal de Assinaturas RRSign permite que seja enviado o documento a ser assinado pelo signatário para o seu whatsapp ou por SMS para o seu celular, o signatário recebe o link para acessar o seu documento e assinar de forma eletrônica ou de forma digital. Para assinatura digital o signatário necessita ter o seu certificado digital em nuvem, caso deseje assinar o documento com o seu dispositivo móvel, smartphones e tablets e sem a necessidade de mídia física.

Acompanhamento das Assinaturas

O Portal de Assinaturas RRSIGN disponibiliza para o cliente uma importante ferramenta de controle e gestão: o acompanhamento das assinaturas que estão sendo realizadas pelos signatários.

Ao inserir um documento para ser assinado, é possível cadastrar pessoas que não fazem parte do fluxo principal para acompanhar o andamento das assinaturas. Desta forma, toda vez que um signatário assinar o documento, é enviado um e-mail para o interessado informando quem foi o responsável pela assinatura realizada e quais signatários ainda estão com suas assinaturas pendentes.

Essa funcionalidade auxilia as empresas que têm a necessidade de que pessoas externas façam o acompanhamento do fluxo das assinaturas do documento.

Exemplo: Um vendedor/corretor, responsável pelo negócio, pode acompanhar o processo de assinaturas e tomar decisões a partir dessa observação, buscando a rápida concretização da atividade firmada.

Para definir os papéis no acompanhamento das assinaturas, o Portal permite inserir interessados e configurar quais deles receberão o documento assinado na conclusão do processo de assinatura.

Rejeitar Documentos

No Portal de Assinaturas RRSign existe a opção que permite a um Signatário “Rejeitar o Documento”, onde por algum motivo de discordância com o documento, ele não deseja assinar esse documento. Nestes casos o Signatário ao rejeitar o documento deverá inserir um motivo pela rejeição do documento, sendo que o Portal de Assinaturas RRSign permite que seja parametrizado quais os signatários que terão permissão de rejeitar a assinatura de um documento.

Ao ser rejeitado um documento, o portal finaliza o fluxo das assinaturas e todas as partes que estavam relacionadas para assinatura do documento, recebem um e-mail do portal com a informação que o documento foi rejeitado, sendo que, os usuários do Portal de Assinaturas RRSign, tem acesso a verificar a parte que rejeitou a assinatura do documento e o motivo da rejeição.

Alertas

O Portal de Assinaturas RRSign envia alertas periódicos aos signatários que existe documento pendente de assinatura, evitando desta forma que um documento fique muito tempo parado sem assinatura.

Também o portal permite controlar a vigência dos documentos que foram assinados, enviando alertas para os responsáveis pelo documento e até mesmo para interessados externos do fim da vigência do documento, permitindo que as partes possam tomar as devidas providências.

É possível também criar outros tipos de alertas para o controle dos documentos que estão sendo assinado no Portal de Assinaturas RRSign.

Dashboard

No Portal de Assinaturas RRSign, os seus usuários tem a sua disposição um dashboard na tela inicial do seu portal, com a visualização do status atual das assinaturas dos documentos da sua empresa.

Neste dashboard é possível visualizar de forma rápida o total de documentos que estão em processo de assinatura, documentos que já estão assinado, documentos rejeitados pelos usuários e indicadores gráficos.

API de Integração

Existe no Portal de Assinaturas RRSign uma API “Application Programming Interface”, para integração com os sistemas legados da empresa. A empresa pode fazer a integração dos seus sistemas com o portal para a assinaturas dos documentos, a API foi desenvolvida para a inserção de documentos a serem assinados, receber o retorno dos status das assinaturas dos signatários e receber no final do processo o documento assinado.

Conforme a necessidade da empresa é possível ser desenvolvidas mediante customizações no Portal, API específica para atender a necessidade da empresa.