Aceite do Documento

O Portal permite ao cliente definir o seu Termo de Aceite do Documento, esse termo será apresentado para a parte no momento da aceitação do documento e ao enviar o documento para ser assinado no nosso Portal de Assinaturas RRSign, é criada uma página adicional no documento com os dados do responsável pelo aceite e o termo de aceite, desta forma a diretoria da empresa que estará assinando o documento, tem a certeza que o documento já foi analisado e aceito pelas partes e com a certeza que não haverá recusa na assinatura do documento.

Rubricar Documentos

Rubricar documentos tem como objetivo proporcionar ao cliente a possibilidade de fazer toda a sua gestão de documentos de forma eletrônica, sem necessidade do documento impresso em papel, nem mesmo para inserir as rubricas dos responsáveis pela gestão dos documentos na empresa.

É possível inserir até 03 rubricas nos documentos de forma automatizada, sendo possível enviar o documento para as áreas ou responsáveis rubricar os documentos, antes de serem enviados para a assinatura no Portal de Assinaturas RRSign.

Assinatura híbrida

O Portal de Assinaturas RRSign permite ao Cliente utilizar os dois tipos de assinaturas no mesmo documento a ser assinado pelas partes, um signatário pode assinar o documento utilizando o seu certificado digital padrão ICP-Brasil e-CPF ou e-CNPJ e o outro signatário assinar de forma eletrônica sem uso de certificado digital, no mesmo documento.

A definição pelo uso da assinatura híbrida é do cliente, ele pode definir no seu Portal de Assinaturas RRSign, se irá utilizar apenas um dos tipos, Eletrônica ou Digital ou permitir a utilização de ambos os tipos.

Após o documento estar assinado, em seu protocolo de assinatura, vem detalhadamente os dados das partes que assinaram o documento com as evidências coletadas e com a informação do tipo de assinatura, e anexado ao documento o arquivo .p7s com os dados dos certificados digitais que assinaram o documento.

Portal de Assinaturas Multiempresa

O Portal de Assinaturas RRSign foi desenvolvido para ser multiempresa, nele você faz o gerenciamento e assinatura de todos os documentos da empresa em um único portal. Possibilitando fazer o controle de acesso dos usuários aos documentos conforme a sua estrutura organizacional de unidades e/ou setores, permitindo a empresa ter a segurança que um departamento não tenha acesso aos documentos assinados por outro departamento.

Dashboard

No Portal de Assinaturas RRSign, os seus usuários tem a sua disposição um dashboard na tela inicial do seu portal, com a visualização do status atual das assinaturas dos documentos da sua empresa.

Neste dashboard é possível visualizar de forma rápida o total de documentos que estão em processo de assinatura, documentos que já estão assinado, documentos rejeitados pelos usuários e indicadores gráficos.

Rejeitar Documentos

No Portal de Assinaturas RRSign exite a opção que permite a um Signatário “Rejeitar o Documento”, onde por algum motivo de discordância com o documento, ele não deseja assinar esse documento. Nestes casos o Signatário ao rejetar o documento deverá inserir um motivo pela rejeição do documento, sendo que o Portal de Assinaturas RRSign permite que seja parametrizado quais os signatários que terão permissão de rejeitar a assinatura de um documento.

Ao ser rejeitado um documento, o portal finaliza o fluxo das assinaturas e todas as partes que estavam relacionadas para assinatura do documento, recebem um e-mail do portal com a informação que o documento foi rejeitado, sendo que, os usuários do Portal de Assinaturas RRSign, tem acesso a verificar a parte que rejeitou a assinatura do documento e o motivo da rejeição.

Assinatura em lote

O Portal de Assinaturas RRSign permite ao signatário assinar todos os seus documentos em lote, permitindo desta forma que o signatário ganhe tempo na assinatura dos documentos que estejam pendente de sua assinatura.

Uma funcionalidade importante para o cliente é que o Portal de Assinaturas RRSign permite ao cliente parametrizar a funcionalidade de assinatura em lote, o cliente pode configurar o portal para que:

a) Todos os documentos possam ser assinados em lote.

b) Não permitir que os documentos sejam assinados em lote.

c) O responsável pelo documento define se o documento a ser assinado pode ser assinado em lote ou não, desta forma é possível definir quais os documentos que é necessário acessar o documento para que ele seja assinado individualmente.

Ordem das assinaturas

Essa funcionalidade do Portal de Assinaturas RRSign permite ao cliente definir se deseja que os documentos a serem assinados tenham uma ordem dos signatários para assinar o documento.

Também é possível definir o Portal de Assinaturas RRSign sem ordem de assinatura, onde todos os signatários recebem o documento para ser assinado ao mesmo tempo, e todos podem assinar o documento a qualquer tempo.

Outra possibilidade de configuração é deixar para que o responsável pelo documento, defina no momento de enviar o documento para ser assinado no Portal de Assinatura RRSign, se ele deseja com ordem de assinatura ou sem ordenação.

Alertas

O Portal e Assinaturas RRSign envia alertas periódicos aos signatários que existe documento pendente de assinatura, evitando desta forma que um documento fique muito tempo parado sem assinatura.

Também o portal permite controlar a vigência dos documentos que foram assinados, enviando alertas para os responsáveis pelo documento e até mesmo para interessados externos do fim da vigência do documento, permitindo que as partes possam tomar as devidas providências.

É possível também criar outros tipos de alertas para o controle dos documentos que estão sendo assinado no Portal de Assinaturas RRSign.

API de integração

Existe no Portal de Assinaturas RRSign uma API “Application Programming Interface”, para integração com os sistemas legados da empresa. A empresa pode fazer a integração dos seus sistemas com o portal para a assinaturas dos documentos, a API foi desenvolvida para a inserção de documentos a serem assinados, receber o retorno dos status das assinaturas dos signatários e receber no final do processo o documento assinado.

Conforme a necessidade da empresa é possível ser desenvolvidas mediante customizações no Portal, API específica para atender a necessidade da empresa.

Formas de assinatura dos documentos

Não Repúdio nas Assinaturas Eletrônicas: A forma de assinatura escolhida deve ser admitida pelas partes como válida ou aceita pela pessoa a quem for oposto o documento.