Portal de Assinaturas Multiempresa

O Portal de Assinaturas RRSign foi desenvolvido com ênfase multiempresarial, permitindo que o usuário realize assinaturas e gerenciamento dos documentos de sua empresa, filiais e coligadas em um único ambiente.

Desta forma, o portal proporciona o controle de acesso dos usuários aos documentos conforme a sua estrutura organizacional, sendo por unidades de negócio e/ou áreas.

Esta funcionalidade permite que a empresa tenha a segurança de que os usuários possuam acesso apenas aos documentos de sua própria responsabilidade. Buscando maior independência para as áreas e unidades de sua empresa, o Portal de Assinaturas RRSign possibilita a personalização do nome e do logotipo do remetente exibidos na página de assinatura dos documentos.

Formas de Assinatura dos Documentos

Assinatura Híbrida

O Portal de Assinaturas RRSign permite ao Cliente utilizar os dois tipos de assinaturas no mesmo documento a ser assinado pelas partes, um signatário pode assinar o documento utilizando o seu certificado digital padrão ICP-Brasil e-CPF ou e-CNPJ e o outro signatário assinar de forma eletrônica sem uso de certificado digital, no mesmo documento.

A definição pelo uso da assinatura híbrida é do cliente, ele pode definir no seu Portal de Assinaturas RRSign, se irá utilizar apenas um dos tipos, Eletrônica ou Digital ou permitir a utilização de ambos os tipos.

Após o documento estar assinado, em seu protocolo de assinatura, vem detalhadamente os dados das partes que assinaram o documento com as evidências coletadas e com a informação do tipo de assinatura, e anexado ao documento o arquivo .p7s com os dados dos certificados digitais que assinaram o documento.

Ficha de Cadastro dos Documentos Personalizada

No Portal de Assinaturas RRSign, o usuário poderá incluir informações detalhadas na ficha de seu documento: Tipo de Documento (Contratos, Aditivos, Procurações, Documentos Trabalhistas, Certidões, entre outros.), Parte Interessada, Data de Início e Fim de Vigência do documento, Unidade de Negócio e Área.

Também, com o objetivo de disponibilizar maior customização para a ficha dos documentos, possibilitamos a criação de campos personalizados que serão exibidos especificamente de acordo com o tipo de documento escolhido no momento do cadastro.

Cadastro dos Signatários

Ao inserir um documento para ser assinado no Portal de Assinaturas RRSign, é necessário informar quais serão os signatários responsáveis pelas assinaturas.

Visando simplificar este procedimento, o usuário poderá realizar o pré-cadastro dos signatários vinculando-os às Partes Interessadas, Unidades de Negócios e Áreas desejadas. Desta forma, os documentos que contenham estes registros em sua ficha de cadastro herdarão seus respectivos signatários.

Aceite do Documento

O Aceite do Documento é uma etapa muito importante no processo, pois antes de submeter o documento às assinaturas, é possível enviá-lo para que Parte Interessada faça sua análise e dê o aceite dos termos, assim evitando que o documento seja rejeitado pelos signatários.

O usuário do Portal de Assinaturas RRSign pode definir um Termo de Aceite para os documentos e também que o responsável pelo aceite rubrique o documento desejado.

Desta forma, a diretoria da empresa, que estará assinando o documento, tem a certeza de que o documento a ser assinado já foi analisado e aceito pelas partes e que não haverá recusa na assinatura do documento.

Rubricar Documentos

Rubricar documentos tem como objetivo proporcionar ao cliente a possibilidade de fazer toda a sua gestão de documentos de forma eletrônica, sem necessidade do documento impresso em papel, nem mesmo para inserir as rubricas dos responsáveis pela gestão dos documentos na empresa.

É possível inserir até 03 rubricas nos documentos de forma automatizada, sendo possível enviar o documento para as áreas ou responsáveis rubricar os documentos, antes de serem enviados para a assinatura no Portal de Assinaturas RRSign.

Ordem das Assinaturas

Essa funcionalidade do Portal de Assinaturas RRSign permite ao cliente definir se deseja que os documentos a serem assinados tenham uma ordem dos signatários para assinar o documento.

Também é possível definir o Portal de Assinaturas RRSign sem ordem de assinatura, onde todos os signatários recebem o documento para ser assinado ao mesmo tempo, e todos podem assinar o documento a qualquer tempo.

Outra possibilidade de configuração é deixar para que o responsável pelo documento, defina no momento de enviar o documento para ser assinado no Portal de Assinatura RRSign, se ele deseja com ordem de assinatura ou sem ordenação.

Assinatura em Lote

A assinatura em lote do Portal de Assinaturas RRSign é o processo de assinar documentos, com ou sem o certificado digital, em vários documentos que aguardam a sua assinatura. Desta forma, realizando todo este processo de uma única vez, sem a necessidade do signatário assinar individualmente documento por documento repetidas vezes.

Esta funcionalidade de assinatura em lote foi desenvolvida pensando nos signatários que recebem diariamente um grande volume de documentos para assinar (tais como Diretores, Gerentes e demais partes de alta responsabilidade), onde os mesmos já foram devidamente analisados pelo setor responsável, tendo suas cláusulas já revisadas e aprovadas.

Mesmo com a funcionalidade de assinatura em lote, o Portal de Assinaturas RRSign possibilita que o signatário selecione quais documentos quer assinar, permitindo a visualização em tela dos mesmos que serão assinados. Também, é possível que o signatário rejeite um documento específico no lote a ser assinado, mantendo nele apenas os demais documentos que deseja assinar.

Com o Portal de Assinaturas RRSign é fácil gerenciar e assinar altos volumes de documentos, tornando um trabalho que em geral é moroso para uma simples e fácil tarefa, trazendo mais eficiência e produtividade na gestão dos seus documentos.

Notificações de Assinaturas via WhatsApp e SMS

O Portal de Assinaturas RRSign permite que seja enviado o documento a ser assinado pelo signatário para o seu whatsapp ou por SMS para o seu celular, o signatário recebe o link para acessar o seu documento e assinar de forma eletrônica ou de forma digital. Para assinatura digital o signatário necessita ter o seu certificado digital em nuvem, caso deseje assinar o documento com o seu dispositivo móvel, smartphones e tablets e sem a necessidade de mídia física.

Acompanhamento das Assinaturas

O Portal de Assinaturas RRSIGN disponibiliza para o cliente uma importante ferramenta de controle e gestão: o acompanhamento das assinaturas que estão sendo realizadas pelos signatários.

Ao inserir um documento para ser assinado, é possível cadastrar pessoas que não fazem parte do fluxo principal para acompanhar o andamento das assinaturas. Desta forma, toda vez que um signatário assinar o documento, é enviado um e-mail para o interessado informando quem foi o responsável pela assinatura realizada e quais signatários ainda estão com suas assinaturas pendentes.

Essa funcionalidade auxilia as empresas que têm a necessidade de que pessoas externas façam o acompanhamento do fluxo das assinaturas do documento.

Exemplo: Um vendedor/corretor, responsável pelo negócio, pode acompanhar o processo de assinaturas e tomar decisões a partir dessa observação, buscando a rápida concretização da atividade firmada.

Para definir os papéis no acompanhamento das assinaturas, o Portal permite inserir interessados e configurar quais deles receberão o documento assinado na conclusão do processo de assinatura.

Rejeitar Documentos

No Portal de Assinaturas RRSign existe a opção que permite a um Signatário “Rejeitar o Documento”, onde por algum motivo de discordância com o documento, ele não deseja assinar esse documento. Nestes casos o Signatário ao rejeitar o documento deverá inserir um motivo pela rejeição do documento, sendo que o Portal de Assinaturas RRSign permite que seja parametrizado quais os signatários que terão permissão de rejeitar a assinatura de um documento.

Ao ser rejeitado um documento, o portal finaliza o fluxo das assinaturas e todas as partes que estavam relacionadas para assinatura do documento, recebem um e-mail do portal com a informação que o documento foi rejeitado, sendo que, os usuários do Portal de Assinaturas RRSign, tem acesso a verificar a parte que rejeitou a assinatura do documento e o motivo da rejeição.

Alertas

O Portal de Assinaturas RRSign envia alertas periódicos aos signatários que existe documento pendente de assinatura, evitando desta forma que um documento fique muito tempo parado sem assinatura.

Também o portal permite controlar a vigência dos documentos que foram assinados, enviando alertas para os responsáveis pelo documento e até mesmo para interessados externos do fim da vigência do documento, permitindo que as partes possam tomar as devidas providências.

É possível também criar outros tipos de alertas para o controle dos documentos que estão sendo assinado no Portal de Assinaturas RRSign.

Dashboard

No Portal de Assinaturas RRSign, os seus usuários tem a sua disposição um dashboard na tela inicial do seu portal, com a visualização do status atual das assinaturas dos documentos da sua empresa.

Neste dashboard é possível visualizar de forma rápida o total de documentos que estão em processo de assinatura, documentos que já estão assinado, documentos rejeitados pelos usuários e indicadores gráficos.

API de Integração

Existe no Portal de Assinaturas RRSign uma API “Application Programming Interface”, para integração com os sistemas legados da empresa. A empresa pode fazer a integração dos seus sistemas com o portal para a assinaturas dos documentos, a API foi desenvolvida para a inserção de documentos a serem assinados, receber o retorno dos status das assinaturas dos signatários e receber no final do processo o documento assinado.

Conforme a necessidade da empresa é possível ser desenvolvidas mediante customizações no Portal, API específica para atender a necessidade da empresa.